Perché la vera sfida degli Ordini Professionali è organizzativa prima ancora che tecnologica
In sintesi:
Molti Ordini Professionali investono nella digitalizzazione senza ottenere i risultati attesi. Nella maggior parte dei casi il problema non è la mancanza di strumenti, ma la frammentazione delle informazioni e dei processi. Questo articolo propone una riflessione sul ruolo dell’interoperabilità, della governance del dato e sulla direzione indicata da CAD, AgID, ACN e dalle strategie nazionali di trasformazione digitale.
Tempo di lettura stimato: 8 minuti
Nel corso degli ultimi anni mi è capitato di confrontarmi con Presidenti, Consiglieri, Segretari, Tesorieri, Responsabili per la Transizione Digitale, DPO e amministrativi appartenenti ad Ordini Professionali molto diversi tra loro.
Alcuni gestiscono poche centinaia di iscritti, altri amministrano comunità professionali composte da migliaia di persone e strutture organizzative particolarmente articolate. Eppure, nonostante le differenze dimensionali, organizzative e territoriali, ho spesso osservato un elemento comune.
Quando si parla di digitalizzazione, l’attenzione si concentra quasi sempre sugli strumenti.
Si discute del gestionale da adottare, della piattaforma più adatta, del fornitore più affidabile o della tecnologia che promette di risolvere i problemi esistenti.
Tutto perfettamente comprensibile, perché la tecnologia è la parte più visibile del cambiamento, ma raramente rappresenta la causa principale delle difficoltà che gli Ordini incontrano quotidianamente. Sì, perché formare il personale e imparare nuovi programmi non è mai banale, per non parlare del fatto di dover verificare se l’assistenza promessa esiste davvero o è solo l’ennesima voce su un contratto sottoscritto.
Dopo quasi vent’anni trascorsi a lavorare in questo settore, sono arrivato a una convinzione che nel tempo si è rafforzata sempre di più:
il problema raramente è il software.
Molto più spesso il problema è la frammentazione del dato.
Ed è proprio da qui che vale la pena partire.
Quando le informazioni sono ovunque e allo stesso tempo da nessuna parte
Ogni giorno, all’interno di una Segreteria, transitano decine se non centinaia di informazioni.
Una richiesta arriva tramite PEC, una mail attraverso il form del portale dell’Ordine, un documento viene consegnato fisicamente presso la sede dell’Ente da un iscritto, un professionista telefona per conoscere lo stato di un procedimento e nel frattempo arrivano comunicazioni istituzionali, pagamenti da verificare, richieste di iscrizione, documenti da protocollare, aggiornamenti da registrare e dati da condividere con consulenti o organismi esterni, il tutto condito da telefonate, il citofono che suona e un pacco da ritirare da un corriere.
Singolarmente, nessuna di queste attività rappresenta un problema.
La criticità emerge quando ciascuna informazione segue percorsi differenti e viene trattata all’interno di sistemi che non comunicano fra loro.
In questi contesti capita spesso che lo stesso dato venga verificato più volte, inserito in piattaforme differenti o trasferito manualmente da un sistema a un altro.
Tutto ciò, non per mancanza di competenze, non per inefficienza del personale, ma “semplicemente” perché l’organizzazione si è evoluta stratificando strumenti diversi senza una reale integrazione tra i processi.
È una situazione molto più diffusa di quanto si possa immaginare.
E proprio perché si presenta quotidianamente tende a essere percepita come normale.
La differenza tra digitalizzare uno strumento e digitalizzare un processo
Negli ultimi anni molti Ordini Professionali hanno investito risorse importanti nella trasformazione digitale.
Sono stati introdotti portali, servizi agli iscritti, sistemi documentali, strumenti di pagamento online, piattaforme per la comunicazione e applicazioni dedicate.
Si tratta certamente di un passo avanti significativo, ma uno degli errori più frequenti consiste nel confondere la presenza di strumenti digitali con l’esistenza di processi realmente digitalizzati.
Le due cose non coincidono necessariamente.
Un processo diventa digitale quando l’informazione può fluire senza interruzioni lungo tutte le fasi che lo compongono, senza attività ridondanti, senza continui reinserimenti manuali e senza la necessità di verificare costantemente quale sia il sistema che contiene il dato corretto.
Quando questo non avviene, la tecnologia esiste ma il beneficio organizzativo rimane incompleto.
Molte delle inefficienze che gli Enti sperimentano oggi non dipendono dalla mancanza di strumenti, ma dalla difficoltà di farli lavorare insieme.
Un esempio concreto è l’iscrizione di un nuovo professionista.
Il percorso prevede una parte online, una parte fisica da svolgere in sede, la redazione della delibera con un programma di videoscrittura, l’invio di PEC alle istituzioni, una comunicazione via mail o PEC all’iscritto e, infine, la protocollazione. Sono passaggi tutti necessari, ma spesso avvengono su sistemi e programmi differenti, con lo stesso dato riletto, copiato e ricontrollato a ogni passaggio.
Quando l’intero iter viene gestito su un’unica piattaforma, dall’analisi della domanda di iscrizione fino alla protocollazione della delibera, il cambiamento è immediato. Nella nostra esperienza, la riduzione delle attività ripetitive si percepisce già nelle prime settimane di utilizzo. L’iscritto può avviare la domanda da casa, senza doversi recare fisicamente presso l’Ordine, e l’intero iter è gestibile anche da app mobile.
Chi governa davvero il patrimonio informativo dell’Ordine?
Nel corso degli anni ho assistito a situazioni che meritano una riflessione più profonda.
Presidenti che faticavano a recuperare rapidamente documentazione prodotta dal proprio Ente. Segreterie costrette a verificare la stessa informazione su sistemi differenti. Consulenti che lavoravano su estrazioni parziali dei dati.
Referenti che, pur avendo la responsabilità operativa delle informazioni, mentre il titolare resta sempre l’Ordine, incontravano difficoltà nel ricostruire con semplicità il percorso completo di una pratica o di un procedimento.
Situazioni di questo tipo portano inevitabilmente a una domanda, che, a mio avviso, rappresenta uno degli aspetti più importanti della trasformazione digitale:
chi controlla realmente il dato?
Perché il dato non dovrebbe appartenere alla piattaforma.
Non dovrebbe appartenere al software.
E non dovrebbe appartenere al fornitore.
Il dato dovrebbe appartenere sempre all’Ordine.
La possibilità di accedervi, analizzarlo, esportarlo e utilizzarlo in modo efficace rappresenta uno degli elementi più strategici per qualsiasi organizzazione. Per questo i nostri programmi prevedono l’esportazione dei dati in un dump lavorabile, che l’Ordine può utilizzare in autonomia, anche fuori dalla nostra piattaforma.
Quando questa capacità viene meno, il problema non è più tecnologico: diventa organizzativo, gestionale e, in alcuni casi, persino decisionale.
L’interoperabilità non è una funzione. È un principio organizzativo
Negli ultimi anni il termine interoperabilità è diventato sempre più presente nel linguaggio della Pubblica Amministrazione.
Tuttavia, spesso, e aggiungerei nel migliore dei casi, viene interpretato come una semplice integrazione tecnica tra applicazioni differenti.
In realtà il concetto è molto più ampio.
Interoperabilità significa permettere a sistemi, persone e processi diversi di collaborare utilizzando informazioni coerenti, aggiornate e disponibili nei momenti in cui servono.
Non si tratta di una scelta tecnologica opzionale.
Il legislatore ha progressivamente rafforzato un principio destinato ad avere un impatto sempre maggiore anche sul mondo degli Ordini Professionali: il dato non deve restare confinato all’interno di singoli sistemi o applicazioni, ma deve poter essere condiviso, scambiato e valorizzato lungo l’intero ecosistema istituzionale nel quale l’Ente opera.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale, le Linee Guida AgID e le strategie nazionali sull’interoperabilità dei dati promuovono la condivisione delle informazioni tra le amministrazioni, anche attraverso il principio once-only. Il principio Cloud First, la Strategia Cloud Italia e il quadro definito dall’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN), che qualifica i servizi cloud utilizzabili dalla Pubblica Amministrazione, indicano invece come ospitare e proteggere quei dati in modo sicuro. Insieme delineano una direzione comune: garantire che le informazioni possano circolare tra organizzazioni, piattaforme e livelli amministrativi differenti in modo sicuro, controllato, tracciabile e coerente.
L’obiettivo non è centralizzare il dato in un unico punto né costruire nuove forme di dipendenza tecnologica. Al contrario, la finalità è consentire la libera circolazione delle informazioni tra i diversi attori coinvolti nel processo amministrativo, preservandone integrità, qualità e disponibilità.
In un Ordine Professionale questo significa permettere a dati, documenti e procedimenti di fluire correttamente tra iscritti, Segreteria, Consiglio Direttivo, consulenti, organi di controllo, Federazioni Nazionali e, ove necessario, altre Pubbliche Amministrazioni, evitando duplicazioni, reinserimenti manuali e continue attività di riconciliazione delle informazioni.
La vera trasformazione digitale non consiste quindi nell’accumulare nuovi strumenti, ma nel costruire un ecosistema nel quale ogni informazione possa essere inserita una sola volta e resa disponibile, nel rispetto delle competenze e delle norme, a tutti i soggetti che ne hanno legittimamente bisogno. È proprio questa capacità di condividere e valorizzare il dato che oggi rappresenta uno dei principali indicatori di maturità digitale di un Ente.
Osservando il tema da questa prospettiva, l’interoperabilità smette di essere una caratteristica tecnica e diventa un vero e proprio modello organizzativo.
Le norme stanno già indicando la direzione
C’è un altro aspetto che spesso viene sottovalutato.
Molti dei temi di cui si discute oggi (interoperabilità, accessibilità, sicurezza, governo del dato, cloud, accountability) non nascono dal mercato tecnologico.
Nascono dall’evoluzione del quadro normativo e strategico che interessa tutta la Pubblica Amministrazione.
A questi riferimenti si aggiungono il GDPR, con il principio di accountability, e gli obblighi di accessibilità. Tutti convergono su un obiettivo preciso:
Costruire organizzazioni capaci di governare i dati in modo efficace, sicuro e interoperabile.
La vera domanda non è quindi se questa trasformazione riguarderà anche gli Ordini Professionali.
La domanda è quando e come ciascun Ente deciderà di affrontarla.
L’Ordine del Futuro non è un software
Quando si parla di innovazione si tende spontaneamente a pensare a nuove piattaforme, nuove applicazioni o nuovi strumenti. In realtà l’Ordine del Futuro non coincide con una tecnologia specifica.
È prima di tutto un modello organizzativo.
È la capacità di eliminare attività prive di valore.
Di ridurre duplicazioni.
Di migliorare la disponibilità delle informazioni.
Di restituire alle persone il tempo necessario per concentrarsi sulle attività che generano realmente valore per l’Ente e per gli iscritti.
Gli Ordini che stanno lavorando in questa direzione stanno ottenendo risultati tangibili:
maggiore efficienza operativa, minori errori, migliore qualità delle informazioni, processi più controllabili e una migliore esperienza per i professionisti che ogni giorno interagiscono con la struttura.
Non perché abbiano acquistato un nuovo software.
Ma perché hanno iniziato a ripensare il modo in cui le informazioni vengono generate, condivise e utilizzate.
Una riflessione finale
Se domani dovessi descrivere il percorso completo di un particolare processo all’interno del tuo Ordine, sapresti dire con precisione quanti sistemi vengono coinvolti?
Quante persone intervengono?
Quante volte lo stesso dato viene inserito?
Quanti passaggi manuali sono ancora necessari?
La risposta a queste domande racconta molto più di qualsiasi brochure o presentazione commerciale, racconta il reale livello di maturità digitale dell’Ente e probabilmente rappresenta il punto di partenza più corretto per affrontare qualsiasi percorso di innovazione.
Perché la vera sfida dei prossimi anni non sarà acquistare nuovi strumenti ma sarà superare la frammentazione che oggi rallenta i processi, aumenta i costi, moltiplica le attività manuali e limita il valore delle informazioni.
L’interoperabilità non è una moda.
L’interoperabilità è il presupposto necessario affinché la trasformazione digitale possa produrre risultati concreti e duraturi.
Come lavoriamo noi di SWD Group
In SWD Group sviluppiamo FaiOrdine, la piattaforma per la gestione degli Ordini Professionali che ha ottenuto la Qualificazione ACN QC1, e AiBill, il software per contabilità e bilanci degli Ordini. Siamo certificati ISO 9001 e ISO 27001. Partiamo sempre dai processi e dai flussi informativi dell’Ente, non dal software, e lasciamo il dato all’Ordine. Per approfondire come eliminare le attività manuali ripetitive nei flussi di lavoro, leggi anche come snellire i flussi di lavoro con un ERP.
Vuoi capire qual è il livello di maturità digitale del tuo Ordine Professionale?
Analizzeremo insieme processi, strumenti, flussi informativi, livelli di interoperabilità e possibili aree di miglioramento, partendo dalla situazione reale del tuo Ente.
Leonardo Pantaleo
CEO SWD Group S.r.l.
