Comfort zone e AI: perché restare fermi oggi costa di più

In sintesi:

Le stesse persone che hanno imparato da sole a usare l’home banking e i social spesso non vogliono sentir parlare di un nuovo programma, figuriamoci di farlo lavorare con l’intelligenza artificiale. In questo articolo spiego perché succede, cosa dicono i dati Istat ed Eurostat e perché usare l’AI solo per farsi scrivere una mail rischia di diventare la nuova comfort zone. In chiusura, cinque passi concreti per cominciare.

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In questi ultimi anni ho incontrato tanti dipendenti di Ordini professionali e tanti titolari d’azienda. Persone capaci, che conoscono il proprio lavoro meglio di chiunque altro, ma che da dieci o quindici anni usano sempre gli stessi programmi. File Excel che girano di mano in mano, dati ricopiati da un software all’altro, cartelle condivise in cui ormai nessuno trova più niente.

Quando propongo di passare a strumenti più prestanti, in cloud e capaci di dialogare tra loro, la risposta che ricevo più spesso è sempre quella: “abbiamo sempre fatto così”.

Lo capisco, cambiare costa fatica. Il punto è che oggi restare fermi costa molto di più, e spesso chi resta fermo non si rende conto del danno che fa alla realtà in cui lavora o all’attività che dirige.

Una foto sui social sì, il programma nuovo no

Eppure è strano. Le stesse persone che non vogliono sentir parlare di un nuovo programma hanno imparato da sole a caricare una foto sui social, a fare un bonifico dall’app della banca, a ordinare la spesa dal telefono. Nessun corso, nessun manuale.

Quindi la capacità c’è. La differenza è un’altra: nella vita privata il vantaggio lo vedo subito e lo tocco con mano, risparmio tempo e ottengo quello che voglio. Al lavoro invece la fatica di imparare la faccio io, ma il vantaggio non lo vedo subito: arriva più avanti, e va soprattutto all’ufficio o all’azienda in cui lavoro.

Per questo il cambiamento non può essere lasciato alla buona volontà del singolo. Deve partire da chi dirige ed essere accompagnato, passo dopo passo, per chi lo vive ogni giorno.

Perché preferiamo restare dove siamo

C’è una spiegazione e non riguarda la pigrizia. Nel 1988 due economisti, William Samuelson e Richard Zeckhauser, hanno dato un nome a questo comportamento: status quo bias. In parole semplici, tendiamo a preferire la situazione in cui ci troviamo anche quando l’alternativa è chiaramente migliore.

Daniel Kahneman e Amos Tversky avevano già dimostrato che una perdita ci pesa più di un guadagno dello stesso valore. Lasciare un’abitudine lo viviamo come una perdita sicura, mentre i vantaggi del nuovo strumento ci sembrano solo una promessa.

Nel conto però manca la voce più importante, cioè quanto ci costa restare indietro. All’inizio non si vede, poi cresce un mese dopo l’altro.

Cosa dicono i numeri

I dati Istat parlano chiaro. Nel 2023 solo il 5% delle imprese italiane con almeno 10 addetti usava almeno una tecnologia di intelligenza artificiale, nel 2024 l’8,2%, nel 2025 il 16,4%. Tra le grandi imprese siamo già oltre la metà.

Letto dall’altra parte, vuol dire che più di otto imprese su dieci l’AI ancora non la usano. In Europa la media, secondo Eurostat, è del 20% e in Danimarca si arriva al 42%. Anche come persone siamo indietro: nell’Unione quasi un cittadino su tre ha usato strumenti di AI generativa nei tre mesi prima della rilevazione, in Italia circa uno su cinque.

Il World Economic Forum stima che entro il 2030 cambierà il 39% delle competenze chiave dei lavoratori, e già oggi il 63% dei datori di lavoro dice che la mancanza di competenze è il primo ostacolo alla trasformazione.

Oggi non basta correre, bisogna correre di più. E chi aspetta domani non dovrà colmare solo il divario di oggi, ma quello che nel frattempo sarà cresciuto.

Chi si ricorda la macchina da scrivere?

Negli anni ’90 in tanti uffici la macchina da scrivere e il primo computer stavano sulla stessa scrivania. Qualcuno diceva che il computer era una moda e che a mano si faceva prima. Pochi anni dopo quella domanda non se la poneva più nessuno: chi aveva imparato per tempo guidava l’ufficio, chi aveva resistito ha dovuto rincorrere.

La storia ce lo ha già insegnato più volte. In ogni rivoluzione industriale chi non si è adattato si è ritrovato a cercare lavoro giorno per giorno, senza nessuna certezza sul domani. Quella che stiamo vivendo adesso, la quarta, ha però una differenza enorme: le precedenti si sono compiute in decenni, questa si misura in anni.

Usare l’AI solo per chiedere è la nuova comfort zone

Poi c’è una comfort zone più sottile, in cui stanno entrando anche tanti che l’AI la usano già. Si apre una chat, si chiede un riassunto, ci si fa scrivere una mail. Va bene, è utile, ma è solo l’inizio.

Il vero passo avanti è far lavorare l’AI dentro i programmi che usiamo ogni giorno in ufficio: la posta, il calendario, il gestionale, il CRM, l’archivio dei documenti. Pensate a un’AI che legge le richieste in arrivo e prepara le risposte in bozza, aggiorna le pratiche, ricorda le scadenze e passa i dati da un software all’altro senza che nessuno debba ricopiarli a mano.

Per arrivarci però servono programmi in cloud, programmi interoperabili che si parlino tra loro e regole chiare su chi può fare cosa con i dati, sempre con il controllo di una persona e nel rispetto del GDPR. Chi resta legato al vecchio software non perde soltanto l’occasione di oggi, si chiude anche la porta per domani.

Da dove partire

Non serve stravolgere tutto domattina. Serve cominciare, e cominciare da un punto preciso.

Fate l’elenco dei programmi che usate e dei momenti in cui i dati vengono ricopiati a mano, perché è lì che si perde più tempo.
Scegliete un solo processo da cui partire, piccolo e facile da misurare, per esempio la gestione della posta in arrivo o delle richieste di clienti e iscritti.
Verificate che i vostri software siano in cloud e capaci di dialogare con gli altri. Per la Pubblica Amministrazione devono stare su infrastrutture e servizi qualificati ACN.
Formate le persone. L’AI Act, all’articolo 4 aggiornato dal Regolamento UE 2026/1744, chiede a chi utilizza sistemi di AI di adottare misure per sostenere le competenze del proprio personale. Ma prima ancora di essere un obbligo, è l’unico modo perché il cambiamento funzioni davvero.
Misurate i risultati: quanto tempo si risparmia, quanti errori si evitano, quante pratiche si chiudono.

Il primo passo

Restare nella propria comfort zone sembra la scelta più sicura, ma è proprio lì che il prezzo del cambiamento sale in silenzio. Meglio decidere oggi come cambiare che essere costretti a farlo domani, con tempi e condizioni scelti da altri. Perché domani succederà, ne sono certo.

Se guidate un’azienda, un Ordine o un ente e volete capire da dove cominciare, parliamone. È il lavoro che facciamo ogni giorno con aziende, Ordini ed enti pubblici. Vi offro una prima call gratuita di 30 minuti, senza impegno: guardiamo insieme i programmi che usate e individuiamo il primo processo su cui far lavorare l’intelligenza artificiale. Non come fornitori, ma come partner.

Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi.