SEND, les notifications numériques de l’administration italienne : ce qui change pour les administrations, les ordres et les citoyens

Nous connaissons tous ce petit papier dans la boîte aux lettres : l’avis d’une lettre recommandée en instance. Puis le passage au bureau de poste et, entre-temps, la question de ce qu’elle contient. L’incertitude pèse souvent plus que la nouvelle elle-même.

SEND est né aussi pour cela : rendre les communications officielles de l’administration publique plus rapides à recevoir et plus simples à lire, où que l’on soit.

Qu’est-ce que SEND

SEND, le service italien de notifications numériques, est la plateforme prévue par l’article 26 du décret-loi 76/2020 et gérée par PagoPA S.p.A. Elle permet aux administrations d’envoyer sous forme numérique les notifications à valeur légale, par exemple des actes, des amendes ou des avis de paiement, à la place de la lettre recommandée traditionnelle.

Pour l’administration, l’avantage est de disposer d’un canal unique : elle charge la notification une seule fois et la plateforme se charge de la remettre et d’en suivre chaque étape.

Comment une notification est remise

• Si le destinataire a un domicile numérique, c’est-à-dire une adresse PEC (courriel certifié) inscrite dans les registres publics comme INI-PEC ou INAD, la notification y est remise.
• En parallèle, SEND peut envoyer des alertes de courtoisie via l’application IO, par e-mail ou par SMS, si ces coordonnées ont été indiquées.
• Si le destinataire n’a pas d’adresse numérique, la notification arrive par la poste, en recommandé, et reste consultable en ligne.

C’est pourquoi les domiciles numériques doivent être exacts et à jour : nous en avons parlé dans notre guide sur comment trouver et vérifier une adresse PEC sur INI-PEC.

Ce qui change pour le destinataire

Les citoyens, les entreprises et les professionnels peuvent consulter leurs notifications en ligne en se connectant avec SPID ou CIE (l’identité numérique italienne), télécharger les documents et, lorsqu’un montant est dû, payer avec pagoPA directement depuis la notification.

En pratique : plus besoin de passer au bureau de poste pour retirer un acte que l’on peut lire sur son téléphone.

Qui peut envoyer des notifications et comment adhérer

Les administrations publiques peuvent adhérer et, parmi elles, les ordres professionnels. L’adhésion se fait via l’Espace réservé de PagoPA :

1. L’administration complète son adhésion à l’Espace réservé, depuis le portail Self Care.
2. Elle indique ses données et ses personnes de référence : administrateur, référent administratif et référent technique.
3. Le représentant légal signe numériquement le contrat d’adhésion.

Pas besoin d’appel d’offres : la plateforme est confiée par la loi à PagoPA, il suffit donc de signer le contrat. L’adoption de SEND est également soutenue par le plan de relance italien (PNRR), au titre de la mesure 1.4.5.

Deux façons d’envoyer : manuellement ou automatiquement

• Depuis le portail web : un opérateur saisit la notification manuellement. C’est la façon la plus simple de commencer.
• Avec une intégration automatique : les logiciels que l’administration utilise chaque jour envoient eux-mêmes les notifications à SEND. C’est intéressant quand les volumes augmentent.

Ce qu’il vaut mieux préparer avant de commencer

• Quelles communications vous voulez envoyer via SEND, et à quelle fréquence.
• Qui fait quoi au sein de l’administration : qui signe, qui gère l’adhésion, qui suit la partie technique.
• Des fichiers propres : des codes fiscaux corrects et des coordonnées à jour réduisent les erreurs et les envois papier.
• S’il y a des montants à encaisser, la connexion avec pagoPA.

Questions fréquentes

SEND remplace-t-il la PEC ?

Non. SEND est la plateforme qui gère l’envoi de la notification ; si le destinataire a un domicile numérique, la notification lui est remise précisément à cette adresse, donc aussi par PEC.

Comment savoir si j’ai reçu une notification sur SEND ?

SEND envoie des alertes de courtoisie via l’application IO, par e-mail ou par SMS, si ces coordonnées ont été indiquées. Les notifications peuvent ensuite être consultées en ligne, en se connectant avec SPID ou CIE.

Un ordre professionnel peut-il utiliser SEND ?

Oui. En tant qu’organisme public, il peut adhérer via l’Espace réservé de PagoPA : le contrat d’adhésion est signé numériquement par le représentant légal et aucun appel d’offres n’est nécessaire.

Faut-il changer les logiciels que l’administration utilise déjà ?

Pas nécessairement. On peut commencer par le portail web, en saisissant les notifications manuellement ; quand les volumes augmentent, il vaut mieux relier SEND automatiquement aux logiciels utilisés chaque jour.